Rollen- und Rechtemanagement¶

Rollen und Voraussetzungen für das Ablegen von Forschungsdaten¶

Damit Forschungsdaten in FRET eingespielt werden können, benötigen Nutzende die Rolle „Datengebende“ sowie einen dazugehörigen Ablageort. Daten können ausschließlich innerhalb eines solchen Ablageorts abgelegt werden. Ein Nutzender kann Datengebendenrechte für mehrere Ablageorte erhalten. Der folgende Abschnitt beschreibt den vollständigen Ablauf von der Beantragung der Rechte bis zur Einrichtung eines neuen Ablageorts.

Beantragung der Rolle „Datengebende“¶

Um Daten ablegen zu können, müssen Nutzende zunächst die Rolle Datengebende erhalten. Diese Rolle wird zentral durch den ZIMK-Servicepunkt vergeben.

Vorgehen¶

Kontaktaufnahme mit dem ZIMK-Servicepunkt: Die Beantragung erfolgt per E-Mail. In der Anfrage sollte bereits angegeben werden, für welches Forschungsprojekt Daten abgelegt werden sollen.
Angabe der relevanten Projektdaten: Damit der Servicepunkt die Anfrage bearbeiten kann, werden folgende Informationen benötigt:
- Zugehörige Organisationseinheit
- Projekttitel
- Projektlaufzeit
- Förderer
- Förderprogramm (falls zutreffend)
- Fachdisziplin(en)
Prüfung und Weiterleitung: Die Anfrage wird an die zuständige Person mit der Rolle Bereichsverwaltung weitergeleitet. Diese ist für die korrekte Zuordnung innerhalb der Organisationsstruktur verantwortlich.

Einrichtung eines Ablageorts für ein Forschungsprojekt¶

Ein Ablageort ist die strukturelle Einheit, in der eine Datensammlung abgelegt wird. Er ist immer einem konkreten Forschungsprojekt zugeordnet, das wiederum einer Organisationseinheit der Universität angehört, wie z. B. einem Lehrstuhl oder einer wissenschaftlichen Einrichtung.

Zwei mögliche Szenarien¶

Das Forschungsprojekt existiert bereits im Repositorium. In diesem Fall prüft die Bereichsverwaltung die Anfrage und vergibt die Rolle Datengebende für den bestehenden Ablageort.
Das Forschungsprojekt ist noch nicht angelegt. Die Bereichsverwaltung legt das Projekt anhand der übermittelten Informationen neu an und richtet den zugehörigen Ablageort ein. Anschließend werden die Datengeberrechte für dieses Projekt den zugehörigen Personen erteilt.

Aufgaben der Bereichsverwaltung¶

Anlegen neuer Forschungsprojekte an der korrekten Stelle innerhalb der Organisationsstruktur
Einrichten des zugehörigen Ablageorts
Vergabe der Rolle Datengebende an die anfragende Person
Sicherstellung, dass alle projektrelevanten Metadaten vollständig und korrekt erfasst sind

Abschluss des Prozesses¶

Sobald der Ablageort eingerichtet und die Rolle Datengebende vergeben wurde, erhält die anfragende Person eine Bestätigung. Ab diesem Zeitpunkt können Datensammlungen in dem entsprechenden Ablageort im Repositorium eingereicht werden.

Akkreditierung und Vervollständigung des Nutzerprofils¶

Nach der Vergabe der Rolle Datengebende für einen bestimmten Ablageort bzw. eine Organisationseinheit müssen zwei weitere Schritte abgeschlossen werden, bevor eine Datensammlung angelegt werden kann: 1.) die Zustimmung zur Akkreditierung und 2. die Vervollständigung des Nutzerprofils. Beide Schritte sind verpflichtend und dienen der rechtlichen Absicherung sowie der Vorbereitung des späteren Vertragsprozesses.

Zustimmung zur Akkreditierung¶

Bevor Daten im Repositorium abgelegt werden dürfen, müssen Datengebende einer Akkreditierung zustimmen. Dabei handelt es sich um eine verbindliche Erklärung, dass die Nutzungsbedingungen des Repositoriums eingehalten werden. Mit der Zustimmung zur Akkreditierung bestätigen Datengebende:

Datenherkunft — Es werden ausschließlich Forschungsdaten eingestellt, die im Rahmen von Forschungsaktivitäten an oder mit der Universität Trier entstanden sind.
Verantwortung für Korrektheit und Qualität — Die eingestellten Daten und Metadaten sind vollständig, korrekt und entsprechen den wissenschaftlichen Standards.
Einhaltung wissenschaftlicher Standards — Der Umgang mit den Daten folgt den anerkannten Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.
Rechteklärung — Es werden nur Daten eingestellt, für die die notwendigen Nutzungsrechte vorliegen. Rechte Dritter dürfen nicht verletzt werden; bereits anderweitig eingeräumte Rechte müssen berücksichtigt werden.
Datenschutz und Ethik — Alle Daten entsprechen den geltenden Datenschutzgesetzen und ethischen Richtlinien. Personenbezogene Daten dürfen nur anonymisiert oder – in begründeten Fällen – pseudonymisiert veröffentlicht werden. Ist dies nicht möglich, dürfen die Daten ausschließlich mit beschränktem Zugriff („auf Anfrage“) oder zur reinen Archivierung (Löschung nach zehn Jahren) eingestellt werden.
Haftung und Verantwortung — Die Verantwortung für den Inhalt der eingestellten Daten liegt vollständig bei den Datengebenden; das Repositorium übernimmt keine Haftung für daraus entstehende rechtliche Konsequenzen.
Unterstützung der FAIR‑Prinzipien — Datengebende stellen alle notwendigen Informationen bereit, um eine langfristige Bewahrung und möglichst offene Bereitstellung im Sinne der FAIR‑Prinzipien zu ermöglichen.
Rechte des Repositoriums — Die Universität Trier darf Daten entfernen oder den Zugriff einschränken, wenn gegen die Bedingungen verstoßen wird oder Inhalte ungeeignet sind.

Ohne diese Zustimmung ist das Anlegen oder Einreichen einer Datensammlung nicht möglich. Die Akkreditierung stellt sicher, dass alle Datengebenden die gleichen Grundregeln kennen und akzeptieren.

Vervollständigung des Nutzerprofils¶

Zusätzlich müssen Datengebende ihr Nutzerprofil vervollständigen. Dabei werden insbesondere folgende Angaben benötigt:

vollständige postalische Adresse,
GND- und, oder ORCID,
Geburtsdatum.

Diese Informationen sind notwendig, um später den Datenübernahmevertrag korrekt erstellen und Personen eindeutig identifizieren zu können. Da der Vertrag von allen Datengebenden sowie der Universitätsleitung unterschrieben wird und rechtlich bindend ist, müssen die persönlichen Angaben vollständig und korrekt vorliegen.

Erst wenn sowohl die Akkreditierung bestätigt als auch das Nutzerprofil vollständig ausgefüllt ist, kann der Prozess der Datensammlungserstellung beginnen.